বাংলাদেশের জন্য অ্যাপোস্টিল ও কাগজপত্র সত্যায়ন: ২০২৫-এর ৩০ মার্চে কী বদলেছে, আর কোথায় এখনো দূতাবাস লাগে

এই গাইডে: অ্যাপোস্টিল কী, আর কী নয় · বাংলাদেশে আসা বিদেশি কাগজ · বিদেশে যাওয়া বাংলাদেশি কাগজ · কোথায় এখনো দূতাবাস লাগে · সাধারণ সমস্যা ও তা এড়ানোর উপায় · খরচ ও সময়, বাস্তবে

সংক্ষেপে উত্তর

আপনার কাগজ অ্যাপোস্টিল কনভেনশনের কোনো দেশ থেকে এলে বা সেখানে গেলে সেই দেশের উপযুক্ত কর্তৃপক্ষ থেকে অ্যাপোস্টিল নিন আর সেখানেই থামুন: পাসপোর্টের কপি, কোম্পানির নিবন্ধন সনদ, বোর্ড রেজুলেশন, ডিগ্রির সনদ, বিয়ের সনদ বা আদালতের আদেশে বাংলাদেশ দূতাবাসের সিল লাগে না। কাগজটি ব্যক্তিগত দলিল হলে (রেজুলেশন, হলফনামা, চুক্তি) আগে নোটারি বা প্রত্যয়ন করাতে হয়, যাতে অ্যাপোস্টিল নিশ্চিত করার মতো একটি সরকারি স্বাক্ষর থাকে। বিদেশে যাওয়া বাংলাদেশি কাগজে ইস্যুকারী কর্তৃপক্ষ বা নোটারি সই করেন, পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয় অনলাইনে অ্যাপোস্টিল দেয়, আর গ্রহণকারী দেশকে নিজের দূতাবাসের সিল ছাড়াই তা নিতে হয়। তিনটি সতর্কতা। প্রথমত, সংযুক্ত আরব আমিরাত, কাতার, কুয়েত, মালয়েশিয়া ও আরও কয়েকটি দেশ, যেখানে বাংলাদেশিরা থাকেন ও ব্যবসা করেন, কনভেনশনের বাইরে; সেখানে পুরোনো শৃঙ্খল (নোটারি, মন্ত্রণালয়, দূতাবাস) চলে। দ্বিতীয়ত, এখানে নিবন্ধন হবে এমন পাওয়ার অব অ্যাটর্নি বাস্তবে এখনো বাংলাদেশ মিশনে প্রত্যয়িত হয়, কারণ পাওয়ার অব অ্যাটর্নি বিধিমালা ২০১৫ তা-ই বলে আর সাব-রেজিস্ট্রাররা বিধিমালা মানেন। তৃতীয়ত, আরজেএসসি, ব্যাংক ও ইনভেস্ট বাংলাদেশের কিছু ডেস্ক অভ্যাসে এখনো মিশনের সত্যায়ন চায়; আমরা যোগদানের প্রজ্ঞাপন সঙ্গে রাখি এবং অ্যাপোস্টিল করা কাগজ গ্রহণ করাতে এখনো ব্যর্থ হইনি, তবে এর জন্য কয়েক দিন ধরুন। আমাদের সত্যায়ন ও অ্যাপোস্টিল সেবা দুই দিকই সামলায়।

অ্যাপোস্টিল কী, আর কী নয়

১৯৬১-এর হেগ কনভেনশন সত্যায়নের শৃঙ্খলকে (নোটারি, পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয়, কনস্যুলেট) একটি সনদ দিয়ে প্রতিস্থাপন করে: অ্যাপোস্টিল, নির্ধারিত দশ-ঘরের ছকে, দলিলের দেশ যে কর্তৃপক্ষকে মনোনীত করেছে তার দেওয়া। অ্যাপোস্টিল তিনটি জিনিস নিশ্চিত করে: দলিলের স্বাক্ষর আসল, স্বাক্ষরকারী উল্লিখিত পদমর্যাদায় কাজ করেছেন, আর সিল বা ছাপ খাঁটি। বিষয়বস্তু নিয়ে কিছুই নিশ্চিত করে না: অ্যাপোস্টিল করা হলফনামা সত্যিই সেই নোটারির সামনে শপথ করা হলফনামা, তার বক্তব্য সত্য এমন হলফনামা নয়, আর বাংলাদেশের কর্তৃপক্ষ বিষয়বস্তু প্রশ্ন করতে, অনুবাদ চাইতে বা দলিল কী প্রমাণ করে তাতে নিজের নিয়ম খাটাতে স্বাধীন। অনুচ্ছেদ ১ সরকারি দলিল ধরে: আদালত বা ট্রাইব্যুনাল থেকে আসা দলিল, প্রশাসনিক দলিল, নোটারির কাজ, আর ব্যক্তিগত দলিলে বসানো সরকারি সনদ (স্বাক্ষরের নোটারি প্রত্যয়ন, নিবন্ধনের পৃষ্ঠাঙ্কন, প্রত্যয়িত কপি)। কূটনৈতিক বা কনস্যুলার প্রতিনিধির সম্পাদিত দলিল আর সরাসরি বাণিজ্যিক বা কাস্টমস কার্যক্রমের প্রশাসনিক দলিল বাদ, তাই গ্রহণকারী দেশ জোর করলে উৎস সনদ বা কাস্টমস চালান এখনো পুরোনো পথে সত্যায়িত হয়। ব্যক্তিগত দলিল একটি সরকারি সনদ পেলে যোগ্য হয়: বোর্ড রেজুলেশন নোটারি হয়, আর নোটারির সনদকেই অ্যাপোস্টিল প্রত্যয়ন করে। বাংলাদেশের আদালতে সাক্ষ্য আইন ১৮৭২-এর ধারা ৭৮ ও ৮২ থেকে ৮৬ বিদেশি সরকারি দলিলের প্রমাণ নিয়ন্ত্রণ করে, আর কনভেনশনের রাষ্ট্র থেকে আদালত যে প্রত্যয়ন খোঁজে অ্যাপোস্টিল এখন তা পূরণ করে।

বাংলাদেশে আসা বিদেশি কাগজ

অ্যাপোস্টিল সাধারণত দলিলে জোড়া কাগজের সনদ, ক্রমে যাচাই কোডসহ ইলেকট্রনিক; বাংলাদেশের ডেস্ক দুটিই নেয় তবে এখনো অ্যাপোস্টিল সশরীরে জোড়া কালির মূল দেখতে চায়, তাই কাগজ আনুন। অ্যাপোস্টিল থাকা সত্ত্বেও কোনো ডেস্ক মিশনের সত্যায়নে জোর করলে অবস্থান হলো: বাংলাদেশ যোগদানে অনুচ্ছেদ ২-এ কনভেনশনের রাষ্ট্রের দলিলকে সত্যায়ন থেকে অব্যাহতি দেওয়ার অঙ্গীকার করেছে; পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয় যোগদান প্রকাশ করেছে, আর সে মর্মে ছোট একটি চিঠি সাধারণত মিটিয়ে দেয়। কনভেনশনের বাইরের দেশের কাগজ পুরোনো শৃঙ্খলে: নোটারি বা ইস্যুকারী কর্তৃপক্ষ, সেই দেশের পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয়, সেখানকার বাংলাদেশ মিশন (না থাকলে সেই দেশে স্বীকৃত মিশন), আর গ্রহণকারী কর্তৃপক্ষ চাইলে আসার পর ঢাকায় পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয়।

বিদেশে যাওয়া বাংলাদেশি কাগজ

1. কাগজকে অ্যাপোস্টিলযোগ্য রূপে আনুন। সরকারি দলিলে (আদালতের আদেশ, আরজেএসসির সনদ, নিবন্ধকের জন্ম বা বিয়ের সনদ, বোর্ড বা বিশ্ববিদ্যালয়ের শিক্ষাগত সনদ) আগে থেকেই সরকারি স্বাক্ষর থাকে। ব্যক্তিগত দলিলে (হলফনামা, পাওয়ার অব অ্যাটর্নি, কোম্পানির রেজুলেশন, চুক্তি) নোটারি পাবলিকের সামনে সই হয়, আর মন্ত্রণালয় নোটারির সনদকে অ্যাপোস্টিল করে। শিক্ষাগত সনদে আগের মতো ইস্যুকারী বোর্ড বা শিক্ষা মন্ত্রণালয়ের যাচাই আগে লাগতে পারে।
2. পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয়ে আবেদন তার অনলাইন সত্যায়ন ও অ্যাপোস্টিল ব্যবস্থায়: দলিল আপলোড, সরকারি ফি পরিশোধ, আর সনদের জন্য কনস্যুলার উইংয়ে হাজির হওয়া বা মূল কুরিয়ার করা। মন্ত্রণালয় নমুনা স্বাক্ষরের রেকর্ডের সঙ্গে মিলিয়ে দেখে, তাই মন্ত্রণালয়ে স্বাক্ষর নিবন্ধিত নয় এমন নোটারি বা কর্মকর্তায় দেরি হয়; আমরা এমন নোটারি ব্যবহার করি যাঁদের নমুনা ফাইলে আছে।
3. অনুবাদ: গ্রহণকারী দেশ ইংরেজিতে কাজ না করলে প্রত্যয়িত অনুবাদ করিয়ে মূলের সঙ্গে অ্যাপোস্টিল করান, বা গ্রহণকারী দেশে শপথপ্রাপ্ত অনুবাদককে দিয়ে করান।
4. গ্রহণকারী দেশ: কনভেনশনের রাষ্ট্রকে নিজের কনস্যুলেটের সত্যায়ন ছাড়াই অ্যাপোস্টিল করা দলিল নিতে হয়; অনুবাদ, মেয়াদ (অনেক রেজিস্ট্রি ছয় মাসের কম পুরোনো নাগরিক অবস্থার সনদ চায়) ও প্রত্যয়িত কপির তাদের নিজস্ব নিয়ম তবু খাটে।

চেনা স্বাক্ষরের কাগজে মন্ত্রণালয়ে সাধারণত কয়েক কর্মদিবস; কুরিয়ারসহ এক সপ্তাহ ধরুন। বাংলাদেশে ব্যবহারের জন্য বিদেশ থেকে দলিল সম্পাদন করা প্রবাসীদের বেলায় দিক উল্টো আর ইস্যুকারী দেশের কর্তৃপক্ষ অ্যাপোস্টিল করে: যুক্তরাজ্যে ফরেন, কমনওয়েলথ অ্যান্ড ডেভেলপমেন্ট অফিস, যুক্তরাষ্ট্রে নোটারি যে অঙ্গরাজ্যে কমিশনপ্রাপ্ত তার সেক্রেটারি অব স্টেট, ভারতে পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয় (আউটসোর্স করা কেন্দ্রের মাধ্যমে), অস্ট্রেলিয়ায় ডিপার্টমেন্ট অব ফরেন অ্যাফেয়ার্স, ইত্যাদি; উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের তালিকা হেগ কনফারেন্সের ওয়েবসাইটে, আর বিশেষ করে সেই দলিলের পথ আমাদের বিদেশ থেকে পাওয়ার অব অ্যাটর্নি পাতায় ব্যাখ্যা করা আছে।

কোথায় এখনো দূতাবাস লাগে

• কনভেনশনের বাইরের দেশ। বাংলাদেশের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দেশগুলোর মধ্যে সংযুক্ত আরব আমিরাত, কাতার, কুয়েত, মালয়েশিয়া, শ্রীলঙ্কা, নেপাল, মিয়ানমার ও ভুটান হেগ স্ট্যাটাস টেবিলে আমাদের শেষ যাচাই পর্যন্ত পক্ষ নয় (ভিয়েতনাম ২০২৬-এর ১১ সেপ্টেম্বর পক্ষ হয়েছে, থাইল্যান্ডের যোগদান ২০২৭-এর ২৮ ফেব্রুয়ারি কার্যকর); সেখান থেকে ও সেখানে যাওয়া কাগজ সত্যায়নের শৃঙ্খলে। সৌদি আরব (২০২২), সিঙ্গাপুর (২০২১), চীন (২০২৩), পাকিস্তান (২০২৩), ইন্দোনেশিয়া (২০২২) ও কানাডা (২০২৪) পক্ষ, যেমন যুক্তরাজ্য, যুক্তরাষ্ট্র, ভারত, জাপান, কোরিয়া, অস্ট্রেলিয়া ও ইউরোপীয় ইউনিয়নের সব দেশ, যদিও ইইউর এগারোটি রাষ্ট্র বাংলাদেশের যোগদানে আপত্তি করেছে আর তাদের সঙ্গে কনভেনশন খাটে না (পরের অংশ)। কোনো দেশে নির্ভর করার আগে স্ট্যাটাস টেবিল দেখুন, কারণ যোগদান চলছে।
• আপত্তি করা রাষ্ট্র। কনভেনশনে বিদ্যমান সদস্য নতুন যোগদানে আপত্তি করতে পারে, তখন সেই দুই রাষ্ট্রের মধ্যে কনভেনশন খাটে না। বাংলাদেশের যোগদানে বারোটি রাষ্ট্র আপত্তি করেছে: জার্মানি, ফ্রান্স, নেদারল্যান্ডস, বেলজিয়াম, ডেনমার্ক, ফিনল্যান্ড, অস্ট্রিয়া, গ্রিস, চেকিয়া, এস্তোনিয়া, লিথুয়ানিয়া ও আর্জেন্টিনা। এদের কারও সঙ্গেই বাংলাদেশের কনভেনশন খাটে না, তাই সেসব দেশে বা দেশ থেকে কাগজ এখনো বাংলাদেশ মিশনসহ সত্যায়নের ধাপে যায়; আমাদের শেষ যাচাই পর্যন্ত আপত্তি বহাল। প্রতিটি নির্দেশনায় নির্দিষ্ট দেশের অবস্থান আমরা নিশ্চিত করি।
• বাংলাদেশে নিবন্ধন হবে এমন পাওয়ার অব অ্যাটর্নি। পাওয়ার অব অ্যাটর্নি আইন ২০১২ ও ২০১৫-এর বিধিমালায় বিদেশে সম্পাদিত পাওয়ার বাংলাদেশ মিশনে প্রত্যয়িত হয়ে নির্ধারিত সময়ে এখানে স্ট্যাম্প ও নিবন্ধিত হওয়ার বিধান আছে। বিধিমালা অ্যাপোস্টিল উল্লেখ করে সংশোধিত হয়নি, আর সাব-রেজিস্ট্রাররা বিধিমালা মানেন। যতক্ষণ না হয়, কনভেনশন যা-ই বলুক, নিবন্ধনে দাখিল হবে বা জমি বিক্রি, বন্ধক বা নিবন্ধনে ব্যবহৃত হবে এমন যেকোনো পাওয়ার অব অ্যাটর্নিতে আমরা মিশনের প্রত্যয়নের পরামর্শ দিই; শুধু কোম্পানি নিবন্ধক বা ব্যাংকে ব্যবহৃত পাওয়ারে অ্যাপোস্টিল গৃহীত হয়, তবে সেখানেও আপাতত মিশনের পথই নিরাপদ।
• বাণিজ্যিক ও কাস্টমস কাগজ। অনুচ্ছেদ ১-এর বাইরে; আমদানিকারক দেশ চাইলে চেম্বার ও কনস্যুলেট উৎস সনদ ইত্যাদি আগের মতো সত্যায়িত করে।

সাধারণ সমস্যা ও তা এড়ানোর উপায়

ভুল জিনিসে অ্যাপোস্টিল। অ্যাপোস্টিল তার সামনের স্বাক্ষরকে প্রত্যয়ন করে; শুধু “সত্য কপি” লেখা নোটারির সনদে অ্যাপোস্টিল পাসপোর্টের কপিতে গৃহীত হয়, কিন্তু কোনো নোটারি কাজ ছাড়া ফটোকপিতে বসানো অ্যাপোস্টিল মূল্যহীন। নোটারিকে মূল দেখে সত্য কপি হিসেবে প্রত্যয়ন করতে বলুন, আর অ্যাপোস্টিল সেই সনদে জুড়ুন। স্বাক্ষর ফাইলে নেই। এখানকার মন্ত্রণালয় ও বিদেশের কর্তৃপক্ষ দুই-ই নমুনা স্বাক্ষরে মেলায়; অবসরপ্রাপ্ত নোটারি বা সদ্য নিযুক্ত রেজিস্ট্রারে প্রত্যাখ্যান হয়, তাই প্রতিষ্ঠিত নোটারি ব্যবহার করুন। পুরোনো কাগজ। অ্যাপোস্টিলের মেয়াদ ফুরোয় না, তবে গ্রহণকারী কর্তৃপক্ষ নিচের সনদ সাম্প্রতিক চাইতে পারে; কোম্পানির গুড স্ট্যান্ডিং ও নাগরিক অবস্থার উদ্ধৃতি সাধারণত তিন থেকে ছয় মাসের মধ্যের চাওয়া হয়। ভাষা। অ্যাপোস্টিল নিজে ইস্যুকারী দেশের ভাষায় হতে পারে; দশটি আদর্শ ঘর চেনা যায়, তবে নিচের দলিলে বাংলাদেশের কর্তৃপক্ষের জন্য ইংরেজি বা বাংলায় প্রত্যয়িত অনুবাদ লাগে। যে ডেস্ক ধরতে পারেনি। আরজেএসসি ও ইনভেস্ট বাংলাদেশের (সাবেক বিডার পাতার) প্রকাশিত চেকলিস্টে এখনো “বাংলাদেশ মিশন বা শীর্ষ চেম্বারের সত্যায়িত” লেখা; আইন এগিয়েছে আর ডেস্কও এগোচ্ছে, আর মন্ত্রণালয়ের প্রজ্ঞাপনের প্রিন্টসহ যোগদানের ভদ্র উল্লেখ এ পর্যন্ত যথেষ্ট হয়েছে।

খরচ ও সময়, বাস্তবে

দুই দিকেই সরকারি ফি সামান্য: পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয় অ্যাপোস্টিলে দলিলপ্রতি নামমাত্র ফি নেয়, আর বিদেশি কর্তৃপক্ষ সনদপ্রতি কয়েক পাউন্ড, ডলার বা ইউরোর মতো (যুক্তরাজ্যের ফরেন অফিসের স্ট্যান্ডার্ড সেবা, মার্কিন সেক্রেটারি অব স্টেট, ভারতের পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয়ের কেন্দ্র)। আসল খরচ নোটারি, প্রত্যয়িত অনুবাদ ও কুরিয়ারে, আর সময়ে: ঢাকায় মন্ত্রণালয়ে কয়েক কর্মদিবস, বিদেশে কর্তৃপক্ষ ও ডাক ব্যবহারের ওপর নির্ভর করে এক থেকে দুই সপ্তাহ, সঙ্গে দুই দিকের কুরিয়ার। তিন দেশের তিন বিদেশি শেয়ারহোল্ডারের কোম্পানি নিবন্ধনে কাঠামো ঠিক হওয়ার দিনই অ্যাপোস্টিল শুরু করুন, কারণ ওগুলোই সবার শেষে আসে। বাংলাদেশের দিকে আমরা দলিলপ্রতি ফি উদ্ধৃত করি আর ক্লায়েন্টের সেখানে কেউ না থাকলে বিদেশের দিক প্রতিনিধি নোটারির সঙ্গে সমন্বয় করি।